Privatlivspolitik

 

 

Hos ScanCamp A/S bestræber vi os altid på at beskytte dine og andres personoplysninger bedst muligt. Det gør vi, fordi vi gerne vil værne om den grundlæggende rettighed til privatlivets fred.

 

Her i vores persondatapolitik, kan du finde information om, hvordan vi behandler og beskytter personoplysninger, når du er kunde, jobansøger eller medarbejder hos os. Alle personoplysninger beskyttes og behandles efter såvel databeskyttelsesreglerne som generel lovgivning.

 

Vi behandler kun dine personoplysninger, hvis vi har en lovlig grund (hjemmel) til det, og behandlingen er nødvendig for det arbejde, vi skal udføre. Hvis vi har modtaget urigtige oplysninger om dig, slettes eller berigtiges de, så snart og så vidt det er muligt.

 

 

Som kunde

Formålet

ScanCamp A/S driver primært forretning med B2B-kunder. Men i det omfang at vi handler med privatkunder eller enkeltpersoner, kan vi have behov for at opbevare kundeoplysninger og evt. korrespondancer for at have et samlet overblik over historik og aftaler.

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger

Ved tilbudsgivning eller salg:

Behandlingen af personoplysninger sker baseret på artikel 6, stk 1 b

Ved en almindelig kundehenvendelse:

Behandlingen af personoplysninger sker under legitim interesse (interesseafvejningsreglen - Artikel 6-1-f), idet vi afvejer, at indsamling og opbevaring af en kundes kontaktinformation og korrespondancer kan levere en bedre kundeservice.

Personoplysninger

Vi behandler

• Kundens kontaktinformationer
• Korrespondancer, tilbud mv.

Modtagere af personoplysninger

Alle personoplysninger vedr. kunder forbliver internt i ScanCamp.

Opbevaring af personoplysninger

Almindelige kontaktinformation om kunder og kundehenvendelser opbevares, så længe evt. garantier eller dokumentionskrav er nødvendige og gældende, ellers slettes løbende efter en 10 års periode ved et ophørt kundeforhold.

 

 

Ved jobansøgning

Formålet

Formålet med behandlingen er rekruttering af nye medarbejdere.

Retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger

Behandlingen af personoplysninger sker baseret på artikel 6, stk 1 b og evt. artikel 9, stk 2, litra d,f og g, hvis din ansøgning indeholder følsomme personoplysninger.

Hvis vi behandler oplysninger om strafbare forhold, sker behandlingen på basis af databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og stk. 2, nr. 3.

Vi opfordrer dig til ikke at sende følsomme personoplysninger i forbindelse med din ansøgning, medmindre du har særlige grunde til det.

Oplysninger og resultater, der indgår i en evt.  persontest sker på baggrund af dit samtykke jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra a.
Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, hvorefter vi fremover som udgangspunkt ikke længere må behandle oplysningerne. En tilbagekaldelse af samtykket vil ikke påvirke lovligheden af behandlinger, som vi har foretaget inden tilbagekaldelsen. 

Behandling af dit CPR-nummer sker med henblik på en entydig identifikation jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2 litra 3. 

Personoplysninger

NB! Der behandles kun de personoplysninger, som du som ansøger selv fremsender

 

Vi behandler

• Din ansøgning
• Dine identitets- og kontaktoplysninger, herunder privat adresse, telefon, email
• Uddannelser, tidligere ansættelser og andre oplysninger, indeholdt i dit CV
• Hvis vi tager referencer på dig hos en tidligere arbejdsgiver, sker det kun efter dit samtykke
• Eventuelle persontestresultater
• Oplysninger, der indgår i en korrespondance med dig
• Børne-og straffeattest, hvis det er nødvendigt i forhold til den pågældende stilling

Modtagere af personoplysninger

Når du sender en ansøgning til os, vil din ansøgning kun blive behandlet internt.

 

Dine personoplysninger vil ikke blive videregivet udenfor vores organisation.

Vi anvender (sikker) mail til håndtering af dine fortrolige personoplysninger.

Evt. databehandlere har kun adgang til dine personoplysninger efter en dokumenteret instruks (databehandleraftale) fra os som dataansvarlig og overholder gældende procedurer for datasikkerhed.

Opbevaring af dine personoplysninger

Ved et eventuelt afslag på et job slettes personoplysninger efter 6 måneder.

Som udgangspunkt sletter vi persondata om dig, når ansættelsesproceduren er afsluttet. Der kan forekomme situationer, hvor vi af hensyn til at kunne varetage vores retlige interesser opbevarer dine persondata i en længere periode. 

Hvis vi ønsker at gemme din ansøgning og dine personoplysninger – udover de 6 måneder – så vil du modtage en mail, hvor vi specifikt spørger om dit samtykke hertil.

 

Under ansættelse og efter ansættelse

Formålet

• Administration og varetagelse af timeregistrering, lønadministration mv.
• Planlægning og tilrettelæggelse af produktion og det daglige arbejde
• Trivsel og arbejdsmiljø
• Indberetning til myndigheder mv.

Retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger

Behandlingen af personoplysninger sker baseret på artikel 6, stk 1 litra b, c og e. Databeskyttelsesloven §12 (arbejdsretslige forhold)

I forhold til følsomme oplysninger (f.eks. ved en arbejdsskade) sker behandling af dine følsomme personoplysninger på basis af artikel 9, stk 2, litra d, f og g.

 

Bemærk, vi forsøger så vidt muligt at overlade al kommunikation vedr. dit helbred mv. til at foregå direkte mellem dig og den implicerede 3. part, som f.eks. en pensionsordning.

Hvis vi behandler oplysninger om strafbare forhold, sker behandlingen på basis af databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og stk. 2, nr. 3.

Behandling af dit CPR-nummer sker med henblik på en entydig identifikation jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2 litra 3. 

Indhentelse af børne- og straffeattester sker på baggrund af dit samtykke jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra a.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, hvorefter vi fremover som udgangspunkt ikke længere må behandle oplysningerne. En tilbagekaldelse af samtykket vil ikke påvirke lovligheden af behandlinger, som vi har foretaget inden tilbagekaldelsen. 

Personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger i forbindelse med din ansættelse:

 

Almindelige personoplysninger:

• Navn, adresse mv.
• Timeregnskab, løn, bankkonto, skatteoplysninger og pensionsforhold
• MUS-materiale, herunder kompetenceudviklingsplaner
• Ferie, sygdom, barsel, orlov og andet fravær
• Udleveret IT-udstyr, telefon og eventuelt firmakort, som stilles til din disposition til brug for dit arbejde
• Ophør af ansættelse, herunder evt. afskedigelse eller bortvisning

 

Følsomme oplysninger (se evt. note 1):

• Helbredsmæssige forhold (arbejdsskader, sygefravær, herunder mulighedserklæringer og lægeattester, oplysninger om barsel i forbindelse med dagpengerefusion, fleksjob eller ansættelse på særlige vilkår, fx ved handikap)
• Sjældent: Medlemskab af fagforening i forbindelse med eventuelle tvister og hverv som tillidsrepræsentant 

 

Strafbare forhold

• Hvis det er relevant for stillingen, behandles børne-og straffeattest. Disse opbevares kun så længe det tjener formålet.

 

CPR-nummer

• Anvendes til identifikation og myndighedsindberetning

 

Brug af billeder

Ingen billeder tages af dig uden din klare tilkendegivelse (samtykke)

• Situationsbilleder taget i embedsmedfør ejes af os og kan anvendes i f.eks. reklameøjemed 5 år efter din ansættelse, jf. artikel 6, stk 1, litra f
• Portrætfotos på hjemmesider mv. kræver dit samtykke, og oplysning om kontaktinfo vil hvile på en klar aftale med dig, idet et portrætfoto af dig på vores hjemmeside bygger på frivillighed.
  Portrætfotosslettes straks efter din fratrædelse

 

Arbejde udført af dig

Al opgavevaretagelse, hvor dine personoplysninger indgår, og hvor dine personoplysninger er med til at skabe dokumentation og historik, er vores eje til evig tid, jf. artikel 6, stk. 1 litra f

 

Opbevaring af dine personoplysninger

Alt, der vedrører almindelig ansættelsesadministration mv. gemmes i op til 8 år efter din ansættelse.

Personoplysninger, der hidrører arbejdsskader mv., opbevares i 10 år.

Mails i din personlige indbakke vil maksimalt blive opbevaret i 12 måneder efter din fratrædelse.

Modtagere af personoplysninger

I forbindelse med din ansættelse vil vi dele dine personoplysninger med følgende 3. parter:

• Ekstern bogholder
• Relevante offentlige myndigheder, såsom SKAT
• Bankforbindelser til udbetaling af løn mv.
• E-Boks
• Pensionsselskaber

 

Sikkerhed og dataetik

Vi lever op til gældende standarder for såvel teknisk, organisatorisk som fysisk sikkerhed. Vi har en høj standard omkring fortrolighed og dataetik. Vi begrænser mængden af personoplysninger til det mest nødvendige og opbevarer personoplysningerne i få og kontrollerbare systemer, herunder dataløn og Microsofts softwareprodukter.

Cookies

Vi benytter ikke nogen cookies på vores hjemmeside.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. 

 

Dine rettigheder

1. Ret til at se oplysninger (indsigtsret) 
   Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger
2. Ret til berigtigelse (rettelse) 
   Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet
3. Ret til sletning 
   I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer
4. Ret til begrænsning af behandling 
   Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset
5. Ret til indsigelse 
   Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger
6. Ret til at trække samtykke tilbage 
   Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.
   Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt. 

 

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.  

 

Kontakt og dataansvarlige

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores persondataansvarlige.

Du kan kontakte vores persondataansvarlige, Christian Rasmussen

• Via mail chr@scancamp.dk
• telefon: +45 40 43 26 53
• post: ScanCamp. Højgårdsvej 1B, 4540 Fårevejle

 

Hvis din henvendelse vedrører indsigt, sletning, berigtigelse, begrænsning, indsigelse eller dataportabilitet, så læs venligst afsnittet om "Dine rettigheder" først

Note 1

 

Følsomme personoplysninger er oplysninger om

1. Race eller etnisk oprindelse
2. Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning
3. Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold
4. Genetiske data
5. Biometriske data med det formål entydigt at identificere en person
6. Helbredsoplysninger
7. Oplysninger om seksuelle forhold eller seksuel orientering.

Hvis vi behandler følsomme oplysninger, er vores behandling af personoplysningerne, baseret på GDPR artikel 9, stk. 2, litra a, artikel 9, stk. 2, litra f og artikel 9, stk. 2, litra g, jf. databeskyttelsesloven § 7, stk. 4.